Mais uma dica do sistema e hoje é sobre ordem de serviço, que nada mais é que uma função para controlar as mercadorias recebidas com algum tipo de problema para conserto. É compatível com diversos ramos de atividades, como lojas de informática, mecânicas e oficinas em geral. Antes de iniciar uma OS, é necessário realizar dois tipos de cadastros, os possíveis Status da ordem de serviço e os tipos de produtos para entrada, conforme explica nos itens A e B: A) Entre no menu “Dados/Produto Entrada (Ordem Serviço)/Cadastro”, nessa tela haverá apenas o campo “Descrição”. Essa opção serve para cadastrar os tipos de produtos de maneira genérica que entram para conserto, por exemplo, uma loja de informática cadastraria “COMPUTADOR,IMPRESSORA,MONITOR”, uma oficina mecânica “CARRO, MOTO, CAMINHAO”, uma oficina de bicicleta cadastraria “BICICLETA” de uma maneira bem genérica, ou talvez “BICICLETA MARCA X, BICICLETA MARCA Y”. B) Entre no menu “Dados/Status (Ordem Serviço)/Cadastro”, nessa tela haverá apenas o campo “Descrição”. Essa opção serve para cadastrar os status disponiveis no processo do conserto, por exemplo, “ABERTO,ENCERRADO,AGUARDANDO PEÇAS DO FORNECEDOR, AGUARDANDO APROVACAO DO CLIENTE, CLIENTE NAO RETIROU MERCADORIA, SEM PECA NO FORNECEDOR, CLIENTE NAO APROVOU O CONSERTO”. Após realizar os cadastros citados anteriormente, para iniciar uma OS localize no menu principal a opção “Ordem de Serviço” e clique. Abrirá uma tela conforme da imagem abaixo e iremos descrevendo campo por campo: 1) No campo “Num.OS” apenas aperte o ENTER que será gerado um número para identificar a OS. 2) Os campos “Data” e “Hora” serão preenchidos com a data e hora atual, mais podem serem editados se necessário. 3) O campo “Data Previsão” será preenchido com a data atual, porém se houver uma data estimada para o conserto ficar pronto, altere-a. 4) Nos próximos campos identifique o “Cliente” e “Vendedor”. Obs.: É obrigatório identificar o cliente, e caso o cliente ainda não esteja cadastrado, digite um codigo qualquer não cadastrado, que o sistema permitirá cadastrar um novo cliente nessa mesma tela. 5) O próximo campo é o “Status”, nele você preencherá com o status atual da operação, conforme cadastrado no item B, status esse que poderá ser “ABERTO” quando se inicia um conserto, lembrando que a OS é editavel, é possivel retornar posteriormente e ir alterando o status conforme o conserto vai avançando.  6) O campo “Prazo Proxima Revisão (Dias)” é opcional e serve para controlar a próxima revisão, por exemplo, se digitar o valor 365, significa que o sistema depois de 1 ano irá alertar da necessidade de uma revisão do conserto que foi realizado há 365 dias atrás. Tem a função de ajudar em um trabalho de prevenção, de fazer contato com o cliente lembrando que já está na hora de realizar uma nova revisão. 7) O campo “Num. Patrimônio” serve para vincular algum código, é mais comum para empresas de informática que prestam serviço para órgãos publicos, como escolas por exemplo, onde cada aparelho tem um numero de patrimônio, como Computadores, impressoras, etc. 8) No campo “Funcionário responsável” que também é opcional, serve para vincular o funcionário que está realizando o trabalho de conserto dessa OS. Para cadastrar funcionarios é necessario ir no menu “Dados/Funcionários/Cadastro”. 9) O próximo é o “Produto Entrada”, aqui será indicado o tipo de produto que será consertado, conforme cadastrado no item A. Por exemplo, uma loja de informática que está recebendo um computador para consertar, selecionaria o tipo “COMPUTADOR”. Lembrando que essa indicação não tem relação alguma com os produtos cadastrados em “Dados/Produtos/Cadastro”. 10) Os campos “Placa” e “KM” servem para registrar os dados do veículo, é mais comum para mecânicas. O campo placa tem relação com o cadastro de veiculos realizado no menu “Dados/Veiculos (Cliente)/Cadastro”. Não é permitido digitar qualquer informação que não esteja cadastrada no menu citado. 11) O campo “Observações/Instruções” é livre para registrar informações relevantes ao conserto, como por exemplo um detalhamento melhor do produto que está entrando, seus defeitos, etc.  12) Partindo do principio que na grande maioria das vezes quando for aberta uma OS, ainda é um passo inicial, de coleta do produto a ser consertado, ainda não se sabe qual o defeito, quais peças serão substituídas, então podemos finalizar  a OS clicando no botão “F12 – Finalizar”, e imprimir o comprovante da OS para entregar uma cópia para o cliente, e outras vias se necessário.  13) Posteriormente será iniciado o trabalho de verificar o defeito, das peças que precisarão serem trocadas. Possivelmente fará um contato com o cliente alertando e pedindo autorização para trocar, passando o preço dos produtos e da mão de obra, poderá neste momento editar a OS para alterar o status.  14) O cliente autorizando, seguirá o conserto. Nesse momento quando peças forem trocadas, a OS poderá ser editada e conforme mostra em vermelho na imagem abaixo, será registrado os itens e a mão de obra. Por exemplo, em um conserto de um computador que foi necessário trocar a “Memória e feito uma limpeza interna”, haveria a necessidade de ter 2 produtos cadastrados, o produto “Memória” e o produto/serviço “Mão de obra” ou “Limpeza de PC”, registrando suas quantidades, valores. Lembrando que ao registrar os itens, o estoque já é baixado nesse momento.  15) Logo ao lado existe também um campo opcional para registrar a data e hora de inicio do conserto, assim como a data e hora de término, para auxiliar no cálculo da mão de obra empregada no conserto. 16) O campo “Observações/Saida” também é um campo livre, onde geralmente é usado para registrar as impressões de quem está consertando, por exemplo, detalhar os defeitos constatados, detalhamento de peças trocadas, e qualquer observação que seja necessária.  17) No campo “Outras observações…”, também um campo livre para registrar qualquer informação importante. A diferença para os outros campos de observações é que esse campo não é impresso na OS, ou seja, não fica disponivel para o cliente, é apenas um campo de observação interno. 18) A impressão da OS ficará no formato abaixo, permitindo imprimir em impressoras comuns, jato de tinta, laser.  19) Ao final quando a OS for

Sim, é possível fazer esse tipo de controle no sistema. Vamos aprender um pouco mais sobre esse assunto hoje: 1) Primeiro passo é determinar quais são os usuários (pessoas) que irão utilizar o sistema, e quais opções que cada um terá ou não permissão de acessar.  Obs.: Você pode cadastrar cada usuário com seu respectivo nome, o usuário JOAO, o usuário PEDRO, como login de cada pessoa. Ou então usar um login genérico que serve para um grupo de pessoas, por exemplo, o usuário VENDEDOR, usuário GERENTE. 2) Entre no sistema Sisven e na tela principal aperte ao mesmo tempo as teclas CTRL + F5. Será apresentada uma mensagem dizendo “Deseja atualizar os componentes do controle de acesso?”, e confirme no Sim. Depois aperte o OK. 3) Entre no menu “Dados/Senhas/Cadastro”.  a) Na primeira aba (Usuário e Senha) e no campo usuário digite o login desejado, por exemplo PEDRO.  b) Em seguida no campo senha e confirmação, digite a senha desejada. Lembrando que você administrador pode cadastrar uma senha fraca e o próprio usuário posteriormente poderá alterar para uma senha mais forte.  c) O campo “Pode dar Descontos/Acréscimos?” deverá ser marcado se o usuário em questão tiver autorização para efetuar descontos/acréscimos no ato de vender mercadoria. Caso contrário deixe desmarcada. d) O campo “É administrador?” como o próprio nome já diz, deverá ser marcado apenas quando o usuário que estiver sendo cadastrado for proprietário, gerente ou outro cargo de confiança. Pois ao ser marcada ela permite alguns controles mais específicos para administradores de hierarquia mais alta. e) As abas seguintes (Geral, Arquivo, Dados, Mov. Financeira, Outros, Utilitarios, Contabilidade, Filiais), servem para bloquear opções, acessos que o usuário NÃO possa fazer, executar. Sendo assim, se você estiver cadastrando um usuário administrador, que tem acesso total, ou seja, que pode fazer qualquer coisa no sistema sem restrição, não é necessário entrar nessas abas. Você já pode ir para o final da tela e clicar em Gravar para finalizar o processo e gravar o usuário e recomeçar o processo para cadastrar um novo usuário se for necessário. f) Caso o usuário que esteja cadastrando possua restrições, então navegue aba por aba clicando e marcando as opções que ele NÃO terá acesso. No exemplo abaixo, está na aba “Dados”, e foi localizado o menu “Produtos”, onde foi marcado as opções “Cadastro, Alteração e Exclusão”, como indica a seta em vermelho. Então significa que este usuário NÃO poderá cadastrar, alterar ou excluir produtos. Para ficar mais claro, a opção marcada é a que o usuário não poderá ter acesso e a opção desmarcada ele terá acesso, isso da aba Geral em diante.  Continue marcando (bloqueando) as opções necessárias de cada usuário e ao final clique em Gravar para finalizar. 4) Quando finalizar o cadastro de TODOS usuários, será necessário ativar o uso de senhas em cada computador individualmente. Entre no menu “Utilitários/Parâmetros”, clique na aba “Outras”, e marque a opção “Senhas”, e clique em Gravar no final da tela. Conforme mostra imagem abaixo. 5) Em seguida feche e abra o sistema novamente que será iniciado solicitando o login e senha do usuário que está abrindo o sistema pela primeira vez. Durante o uso no dia-a-dia, conforme haja necessidade de trocar de usuário, vá até a tela principal do sistema e aperte a tecla F7, o usuário atual será desativado e abrirá a tela de login para o novo usuário se conectar.  Obs.: Sempre que estiver operando com seu usuário, ao finalizar as tarefas, desative seu usuário usando a tecla F7 na tela principal, isso evita que outros pessoas utilizem sua senha sem autorização. 6) Para alterar apenas a senha do usuário, entre no menu “Dados/Senhas/Alteração de senhas”. 7) Para alterar as permissões do usuário, entre no menu “Dados/Senhas/Alteração de Permissões”. 8) Para excluir um usuário, entre no menu “Dados/Senhas/Exclusão”.